Nyt tai ei koskaan

28.8.2012    Jari Parantainen   5 kommenttia

Vaimoni pyysi, että toisin hänelle alakerrasta USB-kaapelin. Aloin hilata ahteriani sohvalta.

Ilmeisesti venkoiluni näytti työläältä. Puolisoni totesi, ettei asialla ole mitään kiirettä. Päätin lysähtää takaisin sohvalle.

Tapauksesta on jo viikkoja. Kaapeli piileksii edelleen jossain alakerran romulaatikossa.

Tilanne toistuu työpaikalla usein. Monet tehtävät pitäisi hoitaa tarkalleen tietyllä hetkellä. Muuten ne unohtuvat kokonaan.

Mutta kuka tai mikä sen päättää, milloin jonkin homman tulisi käynnistyä? Lentäjät tietävät vastauksen.

He ovat kehittäneet liipaisimia. Kun pilotti näkee tai kuulee jotain ennalta sovittua, se liipaisee käyntiin sarjan tehtäviä.

Yksinkertainen esimerkki on kaikille ainakin elokuvista tuttu.

Kun lentokone on valmis rullaamaan kiitorataa kohti, ulkopuolella puuhasteleva kenttähenkilö nostaa peukalonsa pystyyn.

Kun lentäjä näkee käsimerkin, hän siirtyy tarkistuslistallaan kohtaan TAXI (= rullaus). Finnairin Airbus A340 -tarkistuslistalla on kyseisen otsikon alla kolme tarkistettavaa asiaa.

Lisäksi miehistöllä on tarkistuslistat ongelmatilanteita varten. Perämies tietää tarkalleen, mikä sivu on kaivettava esiin, kun kone ilmoittaa tukkeutuneesta öljysihdistä.

Myös tavallisessa asiantuntijayrityksestä löytyy liipaisimia. Sellainen on esimerkiksi tarjouspyyntö, joka tupsahtaa myyjän sähköpostiin.

Tietääkö myyntitykki, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä? Kaivaako hän esiin tarkistuslistan? Kääriikö hän heti hihansa?

No eipä tietenkään. Tarjouksia on ikävä kirjoittaa. Niinpä kauppalopo lähtee mieluummin lounaalle.

Kun asiakas alkaa kysellä vastausta, myyjä valehtelee lähettäneensä sen jo eilen. Sähköposti on varmaan syönyt koko viestin.

Yksi tehokkaimpia johtamisen menetelmiä olisikin se, että koko henkilökunta tunnistaisi joukon liipaisimia. Kun sellainen osuu tutkaan, jokainen ryhtyy hommiin siltä seisomalta.

Reklamaatioita varten on sovittava omat käytäntönsä. Asiakkaan käämi on juuri kärähtänyt. Silloin ei ole aikaa kutsua kokoon suunnittelukomiteaa. Korjaavat toimet ja hyvitysohjelmat on mietittävä etukäteen.

Vaimoni on opettanut alakoululaisia yli 20 vuotta. Hän on kehittänyt lentäjien järjestelmää muistuttavan aukottoman prosessin. Sen tavoite on varmistaa, että oppilaat hoitavat läksynsä.

Parempi puoliskoni joutuu toisinaan soittamaan oppilaan kotiin, koska nassikan kotitehtävät ovat toistuvasti tekemättä.

Jotkut vanhemmat alkavat ymmärrettävästi puolustautua. Aikuiset eivät voi tietää, oliko heidän vekaralleen tullut läksyjä jonain tiettynä päivänä jostain tietystä aineesta.

Nyt tuleekin vaimoni varsinainen innovaatio, joka on mielestäni yksinkertaisen nerokas:

Aina on läksyjä. Joka ainoa päivä. Niitä on jokaisesta (luku)aineesta.

Lisäksi kunkin tunnin päätteeksi oppilaat laittavat vihkonsa oppikirjan väliin kohtaan, josta seuraavan kerran tehtävät löytyvät.

Periaate riisuu aseista sekä lapset että heidän vanhempansa. Kukaan ei voi enää selittää, ettei hän tiennyt, oliko kotitehtäviä vai ei – tai mistä ne tehtävät löytyvät.

Rakenna yrityksellesi aukoton ketju lipaisimia ja niitä vastaavia tarkistuslistoja.

 (0)
Aiheet:



5 kommenttia

  1. Tommi Honkala kirjoitti:

    Yleinen puolustautuminen isoissakin firmoissa checklistejä/liipaisimia vastaan on "ei me joka suorituskerralla ruveta mitään listaa käymään läpi, hoituu hommat muutenkin / ei meillä ole aikaa / me tehdään aina tapauskohtaisesti".

    Pari suorituskertaa myöhemmin suorittaja tekee virheen tai unohtaa välivaiheen, jonka jälkeen käytetään reippaasti aikaa tilanteen korjaamiseen, ehkä vasta sen jälkeen kun asiakas on jo huomannut virheen.

     (1)
     (0)
    • Jari Parantainen kirjoitti:

      Kiitos Tommi, osut asian ytimeen. Toisin kuin moni luulisi, tarkistuslistat ovat sitä tärkeämpiä, mitä kokeneempi työntekijä on puikoissa.

      Mistä se johtuu?

      No tietenkin siitä, että veteraanit muuttuvat ylimielisiksi. Hehän osaavat hommmansa. Niinpä kokeneet kouluttajat aiheuttavat suhteettoman suuren osuuden lento- ja vaikkapa sukellusonnettomuuksista.

       (1)
       (0)
  2. Kari Vahtolammi kirjoitti:

    Yleensä tarkistuslistojen puute softaprojekteissa johtaa siihen, että samat virheet toistuvat yhä uudelleen.

    -- Sarkasmi alkaa

    Ja kun missään välissä korvien väliin ei mene tarkistuslistat, niin me ammattilaiset jaamme osaamattomuuttamme koko ajan siirtyessämme uusiin tehtäviin.

    -- Sarkasmi loppuu

    Kari...

    P.S. Nykyään on hyvä imoittaa sarkastisesta tai ilkikurisesta tekstistä. Ettei vain kukaan ota tosissaan :)

     (0)
     (0)
  3. Vellu kirjoitti:

    (Kirjoitan taas, vaikka "tapankin" kaikki keskustelut)

    Tuo tsekkilistojen olemassaolo kertoo, että prosessi on mietitty ja kirjattu etukäteen (ainakin korvien väliin). Vaimosi innovaatio on hieno!

     (0)
     (0)
    • Jari Parantainen kirjoitti:

      Tsekkilistan takana saattaa tosiaan olla valtavasti työtä. Lopputulos vain näyttää hämäävän yksinkertaiselta ja ilmeiseltä. Siksi monet johtajat pitävät listoja joutavina.

      (Sen sijaan firma jos toinenkin alkaa vääntää laatudokumentaatiota. Se jää poikkeuksetta hyllyyn pölyttymään. Mappia ei kukaan jaksa päivittää. Aineisto vanhenee parhaimmillaan muutamassa viikossa.)

      Vaikeinta on löytää tarkistuslistan oikea laajuus. Jos se on liian yksityiskohtainen, kukaan ei jaksa käyttää sitä. Liian ylimalkainen taas sysää liikaa muistettavaa listan käyttäjälle. Totuus löytyy vain iteroimalla.

       (1)
       (0)

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *