Hitaasti huono tulee

17.10.2008    Jari Parantainen   14 kommenttia

Moni kuvittelee, että nopeus tarkoittaa sähläämistä. Syntyy muka sutta ja sekundaa. Todellisuudessa nopeus ei ole laadun vastakohta, vaan päinvastoin.

Hitautta ihannoivat mielipiteet yleistyvät. Inspiraatio ei irtoa ilman leppoisaa loikoilua. Yliopistossa pitäisi saada kypsyä henkeväksi ainakin kymmenen vuotta. Inhottavat tavoitteet ja määräajat ajavat kasoittain valkokaulustyöläisiä uupumukseen.

Tämä on jälleen esimerkki siitä, miten syyt ja seuraukset menevät sekaisin.

Kuitenkin stressaantuneimpia ovat aina ne, joilla on paljon keskeneräisiä töitä.

Esimerkiksi 3 vuotta sitten kesken jäänyt gradu syö miestä tosi pahasti. Töissä etanan lailla etenevä it-hanke paisuu ja mutkistuu päivä päivältä. Kotona pitäisi haravoida piha talvikuntoon.

Mielessä on aina puoli tusinaa tehtävää, joka olisi pitänyt hoitaa jo ajat sitten. Se ahdistaa, jos mikä.

On kuitenkin vaikea kuvitella, miten valmista syntyisi hidastelemalla. Päätä on paha työntää (jo lehdettömään) pensaaseen. Lykkääminen ei ratkaise mitään.

Siksi stressipussin ainoa lääke on päättää projektit. Lopullisesti. Siihen on vain kaksi tapaa:

  1. Projekti on tapettava.
  2. Projekti on saatava valmiiksi.

Lopetettujen projektien lukumäärä on tärkeä laatumittari. Mitä enemmän firma päättää ampuu hankkeitaan lennosta, sen parempi. Se viittaa siihen, että projektijohtajat osaavat työnsä.

Ikävä kyllä, ihmisluonto panee kampoihin. Ammattilaisen on vaikea luovuttaa, sillä hän ei halua vaikuttaa luuserilta. (Lue juttu Mäntyniemi-halvauksesta.)

Toinen vaihtoehto olisi rusikoida valmista – ja nopeasti sittenkin.

Mutta jos aika ei nytkään riitä, miten olisi mahdollista kiihdyttää entisestään? Ei takuulla onnistu!

Niinhän sitä luulisi.

Keväällä 2006 kirjankustantajani Talentumin tuotepäällikkö Antti Ketola kysyi, kirjoittaisinko kirjan Google-markkinoinnista. Valistin häntä, että puhelu tuli aivan väärään osoitteeseen. Nimittäin Pohjoismaiden paras Google-asiantuntija on nimeltään Risto Poutiainen.

Pirautin Ristolle ja kysyin, haluaisiko hän tietokirjailijaksi. Guru oli kuitenkin realisti. Hänen aikansa ei riittäisi kuukausien nyhertämiseen kammiossa. Yrittäjällä oli kuitenkin rajusti kasvava bisnes johdettavanaan.

Sitten tuli mieleeni valmennus, johon oululainen vanha ystäväni Risto Putila osallistui joitain vuosia aikaisemmin. Hän oli mukana Nokian koulutuksessa, jossa ryhmä tuotti kokonaisen kirjan yhden viikonlopun aikana.

Soitin Poutiaiselle uudelleen. Mitä mieltä hän olisi, jos hänenkin esikoisensa syntyisi runsaassa vuorokaudessa?

Risto ei kauan empinyt.

Elokuun lopussa Google-kirjaprojekti käynnistyi.  Ensimmäinen painos tuli uunista ulos aikataulussaan 30 tuntia myöhemmin.

Monet olivat sitä mieltä, että noin nopeasti kirjoitettu (ja kuvitettu) opus on takuulla aivan surkea.

Makunsa kullakin. Mutta tosiasiat puhuvat toista:

  1. Kirja sai Kultasulka-palkinnon, jonka Markkinointiviestinnän Toimistojen Liitto myöntää vuoden parhaille markkinointijulkaisuille.
  2. Teoksen ansiosta Risto sai firmansa suurimman asiakkaan.
  3. Myynnissä on nykyisin kolmas (ellei jo neljäs) painos. Se on suomalaiselle tietokirjalle aina erinomainen saavutus.

Kaiken lisäksi kaikilla projektiin osallistuneilla näytti olevan hauskaa. Olisiko hanke siis enää paremmin voinut mennä?

Mutta miksi 30 hengen iskujoukkomme onnistui?

Siihen on monta syytä:

  1. Projektiryhmän oli pakko valita kristallinkirkas tavoite.
  2. Kaikkien oli keskityttävä vain aivan oleelliseen.
  3. Hanke oli suunniteltava tarkasti etukäteen.
  4. Vasta riittävän kunnianhimoinen haaste sai ammattilaiset todella syttymään.

Jokainen suomalainen on osallistunut joskus talkoisiin. Kun tahti on sopivan tiukka, yhtäkkiä kaikki tuntuvat löytävän paikkansa ryhmässä. Jokainen tekee sitä, mitä hän tuntuu parhaiten osaavan. Jos joku ei pysy kyydissä, toiset auttavat häntä mielihyvin.

Väitänkin, että nopeus tuottaa laatua. Valmista syntyy enemmän. Ikuisuushankkeet tulevat valmiiksi. Tulokset palkitsevat. Siksi nopeus vähentää stressiä, ei suinkaan lisää sitä.

Leikkaa projektisi aikataulu kymmenesosaan tai sadasosaan. Joudut miettimään nykyisestä oleellisesti tehokkaampia työtapoja. Samalla laatukin vain paranee.

 (0)
Aiheet:



14 kommenttia

  1. Lasse Rintakumpu kirjoitti:

    Eikö luovuus (tai innovaatio, miten vain) syntynytkin siitä, että projektin budjetista tiputettiin yksi nolla? Vai kuinkas se nyt oli … no, kiitos hyvästä kirjoituksesta, jälleen!

     (0)
     (0)
  2. Ville kirjoitti:

    Moro! Hyvä kirjoitus jälleen kerran. Kiitos siitä Jari!
    Mutta mikä lähtölaskenta sinulla nyt on käynnissä?

     (0)
     (0)
  3. Tekstiurakoitsija kirjoitti:

    Varsinkin mainosalalla tuntuu olevan ihan tunnustettu tosiasia että pienessä kiireessä syttyy se luovuuskin paremmin. Mulle sanat: "kiire" ja "flow" kulkevat usein aika käsi kädessä.

    Sellainen sähellyskiire sitten taas syntyy ainoastaan silloin, kun se kiire sattuu sellaisen tehtävän kanssa, jonka kohdalla ei tiedä mitä pitää tehdä että homma etenisi. Silloin siis oman osaamisen puute estää flown syntymisen.

    Jos homma on omaa ydinosaamista, niin tiukka aikataulu kääntää automaationa flow-kytkimen päälle. Uskon että tämä on ihan luonnollinen reaktio, jolle varmaan löytyy jostain evoluutioteoriasta tieteellinenkin selitys :)

    En kuitenkaan väitä, etteikö kiireessä työn tekeminen silti olisi uuvuttavaa. Silloin varsinkin jos kiirettä on kokoajan (keskeneräisten töiden vuoksi), tullaan löpulta tilanteeseen jossa olisi kyllä syytä kiireeseen, mutta ei ketään jolla olisi kiire, vaikka kiire huohottaakin niskaan kokoajan. Silloin ollaan tosiaan oikeasti varsin stressaavassa tilanteessa.

     (1)
     (0)
  4. Base kirjoitti:

    Näinhän se menee. Mikä tahansa projekti (tai projektin osa) tulee parhaiten suoritettua kun on "pakko" eli kiire. Ihminen tekee mitä vain missä ajassa tahansa jos on tahtoa.

     (0)
     (0)
  5. Base kirjoitti:

    Ps. Mikä tämä "lähtölaskenta" on? Lukijoiden houkuttelulaskenta?

     (0)
     (0)
  6. Jouni kirjoitti:

    Olisi Jari hienoa, jos voisit joskus kertoa enemmän tästä itse projektin suunnittelusta ja toteutuksesta!

    Miten on mahdollista saada 30 eri henkilön työt koottua 30 tunnissa yhdeksi kokonaisuudeksi?

    Piiskaa et ilmeisesti joutunut kauheasti antamaan, jos kaikilla oli hauskaa?

    Tämä olisi varmasti loistava esimerkki tehokkaasta projektinhallinnasta ja olisi hauska miettiä miten nämä opit soveltuisi esimerkiksi ohjelmistokehitykseen.

     (0)
     (0)
  7. Jari Parantainen kirjoitti:

    Jouni,

    Projektissa ei todellakaan tarvinnut antaa piiskaa kenellekään. Yksi tavallaan itsestään selvältä kuulostava juju oli se, että hankkeen tilanne selvisi tosiaikaisesti kaikkialle työtilaan näkyviltä suurilla näytöiltä.

    Monitoreissa pyöri ensinnäkin kaikista pommilla varustetuista katastrofielokuvista tuttu kello, joka laski minuutteja ja tunteja alaspäin.

    Lisäksi projekti oli jaettu pariinkymmeneen vaiheeseen, joiden valmiusaste (verrattuna tavoitteeseen) oli koko ajan kaikkien tiedossa. Kolmen hengen kirjoittajatiimit tiesivät aina, olivatko he edellä vai jäljessä paitsi suunnitelmaan, myös kaikkiin muihin ryhmiin nähden.

    Kuten saatat arvata, ei tuollaisessa tilanteessa tarvitse erikseen käydä sanomassa kellekään, että te onnettomat olette myöhässä aikataulusta!

    Mutta ehkä kaikkein tärkein päätös liittyi kirjan rakenteeseen. Olihan nimittäin selvää, että ryhmien oli pystyttävä tekemään työnsä samanaikaisesti ja rinnakkain.

    Se puolestaan tarkoitti sitä, että kirjaa olisi aika vaikea tuottaa, jos sen rakenne olisi ollut täynnä eri osien välisiä riippuvuuksia. Jos kirjan eri osat sisältäisivät viittauksia toisten ryhmien teksteihin, pian koossa olisi sellainen hässäkkä, että aikataulu menisi munilleen ihan varmasti.

    Tämä lienee meille molemmille tuttu juttu myös ohjelmistoprojekteista. Yksittäiset moduulit on melko helppo saada toimimaan. Mutta auta armias, kun ne olisi laitettava pelittämään yhdessä.

    Päädyin siihen, että kirjan on koostuttava joukosta mahdollisimman riippumattomia osia. Jopa perinteinen kirjan luku tuntui liian suurelta kokonaisuudelta. Siksi teoksesta tuli lopulta "101 kysymystä ja vastausta Google-markkinoinnista".

    Näin kokonaisuus oli koottavissa runsaasta sadasta moduulista, jotka kaikki olisivat tuotettavissa (lähes) riippumatta muista moduuleista.

    Seuraavaksi oli laadittava yhden moduulin formaatti. Jos jokainen kirjoittajaryhmä keksisi sen itse, a) siihen menisi tuhottomasti aikaa ja b) jälki olisi taatusti epätasaista.

    Lisäksi jokainen lehtityötä tehnyt tietää, että etukäteen määritelty (ahdas) tila tai formaatti ohjaa kummasti ajattelua. Kirjoittaja ei voi aloittaa jo ammoisista antiikin ajoista. Asia on tiivistettävä äärimmilleen.

    Niinpä jokainen moduuli koostui kysymys-vastausparista. Aluksi tuli tietenkin otsikko, joka oli kysymysmuodossa. Sitten seurasi ingressi, joka muodostui samasta kysymyksestä kirjoitetusta hiukan laajemmasta versiosta.

    Sen jälkeen oli vuorossa tietysti pituudeltaan etukäteen rajatun vastauksen vuoro.

    Tekstiosuus tuli kirjan taitossa aina kunkin aukeaman vasemmalle reunalle. Aukeaman oikealle puolelle tuli aina kuva, piirros, näyttökaappaus, anekdootti tms.

    Kolmihenkiset työryhmät koostuivat aina kahdesta kirjoittajasta ja yhdestä Risto Poutiaisesta. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että joko ryhmässä oli Risto itse tai yksi hänen yrityksensä Google-asiantuntijoista.

    Tässä tulee nyt koko kirjan pääpointti:

    Kirjan sisältö oli jo olemassa, kun projekti alkoi. Ainoa ongelma oli se, että tuo sisältö oli Riston pääkopassa, ei paperilla tekstimuodossa.

    Niinpä kunkin ryhmän tehtävä oli repiä tieto Riston aivoista tekstiksi. Käytännössä se tarkoitti, että työryhmä esitti kysymyksen. Risto (tai hänen asiantuntijansa) vastasi siihen. Kirjoittajaparin työ oli pusertaa kunkin asiantuntijan vastaus yhden sivun mittaiseksi tekstiksi.

    Jokaisella kirjoittaja-asiantuntija-ryhmällä oli aikaa tasan yksi tunti kunkin kysymyksen kysymiseen, vastaamiseen ja vastauksen kirjoittamiseen.

    Sen jälkeen teksti eteni kustannustoimitusryhmällemme, joka muodostui Talentumin kokeneista ammattilaisista. Heidän työnsä oli muokata kirjoitukset yhdenmukaiseen asuun ja siivota kielivirheet.

    Lopuksi kaikki kirjoitukset kiersivät tietenkin Riston kautta. Hän tarkisti, oliko kukin vastaus juuri sellainen kuin hän halusi.

    Tämän jälkeen teksti eteni kuvittajallemme. Meillä oli joukossamme huippunopea ja -taitava piirtäjä Harri Tarkka, jonka töitä löytyy nykyisin mm. Tekniikka & Talous -lehden sivuilta. Hänellä on ällistyttävä taito napata asiatekstistä humoristinen näkökulma ja vääntää se kuvaksi muutamassa minuutissa.

    Lopuksi tuotokset etenivät taittajamme hyppysiin. Hän täytti alun perin tyhjiä sivuja työryhmien tuottamalla sisällöllä.

    Näin kirja sitten syntyi. Raakasisältö oli valmis alle vuorokaudessa. Viimeistelyyn meni vielä muutamia tunteja. Lopputulos lähti linjaa pitkin digipainokoneelle. Ensimmäiset kirjat tulivat uunista ulos hiukan ennen kuin 30 tunnin kellomme oli laskenut nollaan.

     (1)
     (0)
  8. SE kirjoitti:

    Onhan se totta, että rajoitukset ovat luovuuden lähde.

    Ja olen kyllä esimerkkinä käytetyn kirjankin lukenut. Olihan se ihan ok. Palvelee tarkoitustaan painettuna FAQ:na ja toistaalta kuvastaa nykypäivän tapaa tehdä ja jäsentää asioita.

    Mutta kuten tässäkin todettiin, on hyvä suunnittelu kaiken perusta. Suunnitteluaikaa taisi olla käytetty enemmän kuin varsinaista "tuotantoaikaa"?

    Eli, onko parempi otsikko kuitenkin se perinteisempi: "hyvin suunniteltu on käytännössä valmis"?

     (0)
     (0)
  9. Outi kirjoitti:

    Kiitos ideasta :) Harkitsemisen arvoinen menetelmä. Taidan ottaa esille seuraavan sopivan tilaisuuden tullen.

    Hitaudenihannointitrendiä en välttämättä pidä huonona asiana. Nopeuden tavoittelu on tehnyt ihmisistä pikkuoravilta kuullostavia sähläreitä, jotka eivät saa mitään valmiiksi. Nähdäkseni hitaustrendi on yksi päivän väärinymmärretyimpiä asioita ja se sekoitetaan saamattomuuteen ja vetelehtimiseen. Ymmärrän sen kuitenkin pohjimmiltaan tähtäävän siihen, että otetaan aikaa ja tilaa asioiden valmistelulle, mutta siinä vaiheessa kun on aika tehdä, toiminnassa on fokus ja tahti voi olla hyvinkin armoton. Mieti esimerkiksi käsitettä "slow food", kun se ateria valmistetaan hyvistä raaka-aineista ja huolellisesti, koko ajan pitää kuitenkin tapahtua ja oikealla hetkellä.

    Toisaalta tuo ensinmainittu nopeuden tavoittelusta johtuva ongelmakin lienee peräisin siitä, että nopea ja sähäkkä toiminta ymmärretään päättömänä säntäilynä eli juuri se fokus puuttuu!

     (0)
     (0)
  10. Jari Parantainen kirjoitti:

    SE, osut arvelussasi aivan oikeaan. Suunnitteluaikaa meni enemmän kuin lopullinen toteutus sitä haukkasi. Sikäli tietysti on typerää, ettei tuota suunnitelmaa ole tullut toistaiseksi uusiokäytetyksi. Se kun olisi toimiva formaatti moneen muuhunkin tarkoitukseen.

    Outi, olen kyllä kanssasi ihan samaa mieltä tuosta hitausliikkeen perimmäisestä pointista. Ja myös siitä, että jotkut ovat kehittäneet siitä tekosyyn puolustella saamattomuuttaan.

    Arvokkainta ylellisyyttä taitaa yhä useammin olla se, että puhelimen voi leikata kädestä irti ja heittää sen kaivoon. Sitten voi tehdä rauhassa, mitä ikinä huvittaa.

     (0)
     (0)
  11. Juha Söderholm kirjoitti:

    Milläköhän meriiteillä Risto Poutiainen on pohjoismaiden paras Google-asiantuntija? =) Voisin heti epäröimättä nimetä 50 nimeä pohjoismaista joiden tietotaito on Riston tietotaitoa kovempi Googlen ja muiden hakukoneiden suhteen.

    Kyseinen teos on hyvää vessalukemista, oikeaa tietoa siitä ei kuitenkaan saa koska lähtökohdittain se on kirjoitettu hyvin nopeasti :) Sopii hyvin jos olet ostamassa hakukonemainontaa, mutta sen tekemiseen se ei sovi :)

     (0)
     (0)
  12. Jari Parantainen kirjoitti:

    Juha,

    Tässä pari mahdollista vastausta:

    1. Kyse on mielipiteestäni.

    2. Risto ajaa hienommalla autolla kuin sinä (ja ne mainitsemasi 50 muuta ns. asiantuntijaa).

     (0)
     (0)
  13. Teukka kirjoitti:

    Juha; Luettele sitten ne 50 epäröimättä

     (0)
     (0)
  14. sepito kirjoitti:

    Aihetta sivuten, itseäni on aina ärsyttänyt nämä "luovuus syntyy joutilaisuudesta" ja muut vastaavat saamattomien taiteijoiden tekosyyt. Kuvitelkaa mikä määrä tässä maassa on ihmisiä, joiden on oltava luovia joka päivä, ja juuri sillä hetkellä kun asiakas sattuu kävelemään ovesta sisään.

    Toinen ryhmä, jolla tuntuu aikaa riittävän ja tuloksia sitäkin vähemmän, on eri EU rahoilla pyörivien kehityshankkeiden vetäjät. Kaikkea suunnitellaan ja suunnitellaan. Itse toteutus tapahtuu seuraavan kahden vuoden aikana niin, että kaikki ovat jo siinä kahdessa vuodessa unohtaneet mitä piti kehittää. Samalla tuupataan rahaa johonkin puulaakiin vain lappuja täyttämällä ja ainoa oikea tulos koko projektista on vain kilpailun vääristyminen.

    Pakko mainita vielä aihetta sivuten oma eukko, joka käyttää enemmän aikaa pesemättömien pyykkien manaamiseen, kuin mitä itse koneen täyttö ja purku kestäisi.

     (0)
     (0)

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *