Sissin sähköposti

27.3.2008    Jari Parantainen   28 kommenttia

Moni menestyisi myyntihommissa kohtalaisesti jo pelkästään ilmestymällä sovittuna aikana sovittuun paikkaan. Mutta mitä tekemistä sillä on sissien ja sähköpostien kanssa?

Ennen bitit olivat kalliita ja hitaita. Esimerkiksi vielä vuosituhannen vaihteessa krakkeri onnistui tuottamaan firmallemme tuhansien eurojen laskun, kun hän ehti käyttää muutaman tunnin palvelintamme pelitiedostojensa jakeluun.

Nykyisin kaikki on toisin. Tuuttiin saa tunkea puoli-ilmaiseksi niin paljon dataa kuin sielu sietää.

Siitä huolimatta monen ammattilaisen sähköpostiviesteistä voisi kuvitella, että jokainen kirjan ja numero maksaa mansikoita. Vai mikä muuten voi olla selityksenä, ettei sanoman loppuun saa millään mahtumaan vaikkapa lähettäjän puhelinnumeroa? Puhumattakaan hänen muista yhteystiedoistaan.

Sen sijaan monikin jaksaa maustaa kirjoitelmansa naurettavilla, amerikkalaisten lakimiesten keksimillä uhkailuilla:

”Jos tämän sanoman lähettäjä on sekoillut ja paiskannut tuotoksensa väärälle Matille, tulosta viesti paperille ja niele se välittömästi. Muussa tapauksessa CIA tulee, kiepauttaa parit nippusiteet ranteisiisi ja roudaa ahterisi bisnesjetillä Kuubaan.”

Sissimarkkinoija miettii asian toisin. Hänen näkökulmastaan jokainen sähköposti on loistava markkinointitilaisuus.

Ajattele kuin myyntimies: joskus riittäisi, kun olisit edes paikalla oikeassa paikassa sovittuun aikaan. Kun vastaavasti edes yhteystietosi olisivat asiakkaan tiedossa, asiat saattaisivat edetä kohti kauppaa.

Sissin sähköposti sisältää aina kaksi asiaa:

  1. Lähettäjän täydelliset yhteystiedot
  2. Tarjouksen

Koska tämä tuntuu olevan ylivoimaisen vaikea asia, liitän tähän mallisuorituksen:

Jari Parantainen
tuotteistaja
jari.parantainen(ät)noste.fi
p. 050 5229 529

Noste Oy
Keilasatama 3
02150 Espoo
p. (09) 8817 0030
f. (09) 8041 343
www.pollitasta.fi

————————————————————-
PÖLLI TÄSTÄ -BLOGI ON IDEAVARKAAN APAJA
————————————————————-
Haluatko virtaa bisnekseesi?
Seuraava kirjani ilmestyy maaliskuun lopussa.
Siitä löydät 101 ideaa, näkökulmaa, kampanjaa tai tuotetta.
Lue näytteitä osoitteesta pollitasta.fi
————————————————————-

Huomaa, että suomalaisille lähetät suomalaiset yhteystiedot. Kirjoita puhelinnumerot ilman maakoodeja ja plusmerkkejä. Uskon muutenkin, että puhelimeesi jonottaa taukoamatta kansainvälisiä, äärettömän tärkeitä bisnesihmisiä.

Yllättävän usein lähettäjä kuitenkin edellyttää vastaanottajalta, että tämä askartelisi puhelinnumeroon puuttuvat suuntanumerot. Voin sanoa kokemuksesta, ettei se suju läheskään kaikilta.

Vastaavasti postinumero toimii kotimaassa ilman maalyhennettä (joka on nykyisin FI, ei FIN).

Tittelisi tietenkin kuulostaa hienolta englanniksi. Mutta voisitko suomentaa sen kaikesta huolimatta? Paljasta myös yrityksesi nimen virallinen kirjoitusasu, luki logossasi mitä tahansa.

Liitä yhteystietojen jatkoksi lyhyt, ajankohtainen myyntipuhe, josta on linkki verkkosivuillesi. Näin saat jopa kymmeniä markkinointitilaisuuksia päivittäin. Jos organisaatiosi on suuri, väkesi tuottaa jatkuvasti tuhansia maksuttomia täsmäiskuja.

Mikä parasta, pystyt mittaamaan näin laatimiesi viestien tehoa. Seuraat vain linkkiä klikanneiden vastaanottajien toimia web-palvelimesi analyysivälineillä (esimerkiksi Snoobilla tai Google Analyticsillä).

Tietysti saat jatkaa valitsemallasi tiellä. Säästä bittejä. Jätä yhteystietosi pois.

Minäkin jätin auton ostamatta myyjältä, joka ei viitsinyt olla läsnä edes virtuaalisesti. Hänen yhteystietojaan kun ei löytynyt mistään.

Kymppitonnit kilahtivat toisen kaupan kassaan.

Ole läsnä. Kylvä yhteystietojasi. Edes ne ovat paikalla, kun asiakkaasi halajaa ostoksille. Sissimarkkinoija käyttää menetelmiä, jotka ovat ilmaisia ja mitattavia. Jokainen sähköpostisi on täsmätilaisuus, jonka haaskaaminen on silkkaa syntiä.

 (0)



28 kommenttia

  1. PA kirjoitti:

    Tuollaiset pitkät ritirampsut viestin perässä ovat varsin ärsyttäviä etenkin useamman viestin mittaista keskustelua luettaessa. Yleensä allekirjoitus tavataan erottaa viestistä yhdysmerkki yhdysmerkki välilyönnillä (-- ), jolloin jotkin ohjelmat kai osaavat kätkeä sen näkyvistä haluttaessa. Jotkut taas lähettävät yhteystiedot liitetiedostona, joka ei näy viestissä ja jonka voi parilla klikillä lisätä suoraan osoitekirjaan. Kaikki eivät sittenkään käytä osoitekirjoja ja joidenkin firmojen systeemit tykkäävät häiriintyä liitteistä.

    Vallalla on olemassa erilaisia käsityksiä siitä, montako riviä yhteystietoja on vielä kohteliasta käytöstä. Neljä riviä on netiketeissä yleisesti esitetty luku – siihen aikaan, kun käytettiin sellaista sanaa kuin netiketti. En osaa sanoa, onko rajoituksen syy ollut hitaissa yhteyksissä ja voiko sen näin katsoa poistuneen.

    (Sähköpostikulttuuri on muuttunut kaikkiaan. Nykyään vastaaminen ns. top-postauksella on muuttunut normiksi. Itsekin harrastan tuota erinäisistä syistä, joista pitäisi joskus työstää kokonainen postaus. Yksi puoli sähköpostikirjeenvaihtoa on myös ymmärtää, jos toinen osapuoli kuuluu top-postauksen vihaajiin ja käyttäytyä tämän mukaan.)

    Sinun allekirjoituksesi on joka tapauksessa monen mielestä liian pitkä ja saattaa tuntua hupsulta etenkin, jos varsinainen viesti on allekirjoitusta lyhyempi. HTML:n käyttäminen viesteissä jakaa myös mielipiteitä. Puhelinnumero on varmaankin fiksua olla, mutta kai nyt firman katuosoitteen katsoo ennemmin googlesta, jos sattuu sellaista tarvitsemaan.

     (0)
     (0)
  2. Sami Hurme kirjoitti:

    KIITOS! (taas)

    Sami Hurme
    050 590 1420
    sami.hurme(at)mmkuntotalo.com

    M&M Kuntotalo
    Kalevantie 15
    20520 Turku
    P. (02) 25 000 54
    F. (02) 25 000 52
    http://www.kuntosali.fi
    ---------------------------------------------------------------
    Onko Teillä Terveempi Yritys?
    http://www.mmkuntotalo.com/?n=985
    Ota yhteyttä 050 590 1425 / Riku Saarela
    riku.saarela(at)mmkuntotalo.com
    ---------------------------------------------------------------

     (0)
     (0)
  3. Jari Parantainen kirjoitti:

    PA,

    Kiitos kommentistasi! Se tiivisti mainiosti juuri niitä käsittämättömiä protokollasääntöjä, jotka tekevät bisnesihmisten elämän mahdollisimman hankalaksi.

    Muutama kysymys ehkä selvittää, mitä tarkoitan:

    1. Miksi neljä riviä yhteystietoja on kohteliasta, mutta esimerkiksi 8 riviä ei sitten ole?

    2. Mitä se kertoo viestin lähettäjästä, että hän sysää omien yhteystietojensa selvittelytyöt edes osittain vastaanottajan vastuulle?

    3. Oletetaan, että N.N. lähettää sähköpostia TietoEnatorista ja pyytää luokseen myyntikäynnille. Miten selvität Googlen avulla, missä TE:n lukuisista toimipisteistä N.N. sattuu päivänsä viettämään?

    4. Miksi yhteystieto-osuuden pitäisi olla lyhyempi kuin viestin sisältö?

    Lähetän itsekin vain tekstimuotoisia viestejä, koska HTML-formaatti ilmeisesti tuottaa edelleen ongelmia osalle vastaanottajista.

    Lopuksi: Käytän vuosittain kymmeniä tunteja ihmisten "salaisten" yhteystietojen, titteleiden sekä heidän firmojensa todellisten nimien ja Y-tunnusten selvittelemiseen. Yhtään tarjousta tai sopimusta ei tule valmiiksi ilman näitä välttämättömiä yksityiskohtia.

     (1)
     (0)
  4. Jussi kirjoitti:

    Itseäni ei haittaa vaikka allekirjoitus olisi kymmeniä rivejä pitkä, kyllähän sen näkee mistä allekirjoitus alkaa eikä sitä ole pakko lukea. Sen sijaan jos allekirjoitus on pakko ympätä jokaiseen viestiin spostikeskustelussa, se alkaa olla jo jonnin verran rasittavaa, kuten PA totesi.

     (0)
     (0)
  5. vekotin kirjoitti:

    Se kun vastaus on ennen kysymystä.
    Mikä on sähköpostissa ärsyttävintä?

     (0)
     (0)
  6. Sami Hurme kirjoitti:

    Kahlaan läpi arviolta 50 sähköpostia joka päivä ja osa niistä vaatii myös vastauksen. En tiedä, onko määrä paljon vain vähän. Siitä huolimatta en ole koskaan kuullutkaan "sähköpostikulttuurista" tai "-protokollasta" saatika "top-postauksesta". Jätän ne jatkossakin niille, joita ne kiinnostaa.

    Meidän kirjepaperissakin on kaikki mahdolliset yhteystiedot. Laskussakin on kaikki mahdolliset yhteystiedot. Miksi niitä ei voi olla sähköpostiviestissä?

    Voihan ne viestiketjuista jättää pois, jos tsättää kaverin kanssa.

    Ihmisiä ärsyttää ihmeelliset asiat.

    tama txtviestikulttuuri saa ihmiset kirjoittamaan teksteja ilman valimerkkeja skandeja allekirjoituksia ja tervehdyksia jolloin tekstista tulee erittain epaselvaa luettavaa ja se kertoo lahettajastaan enemman kuin kuva ennen kuva kertoi enemman kuin tuhat sanaa mutta nyt saa pienella maaralla sanoja luotua helposti negatiivisen mielikuvan ihmisesta jos han lahettaa esimerkiksi tyohakemuksen tallaisessa muodossa ja allekirjoittaa sen vain etunimellaan ilman muita yhteystietoja sahkopostiviesti on muun viestinnan ohella kayntikortimme yrityksestamme ja se kertoo yrityksestamme yllattavan paljon ja ainakin tahan kuuluu jo piste.

     (0)
     (0)
  7. Jari Parantainen kirjoitti:

    Sami,

    Olen kanssasi täsmälleen samaa mieltä. Nuo ihmeelliset säännöt lienevät jäänne jostain insinöörien kolmikirjaimisiin lyhenteisiin perustuvasta örinäkulttuurista, jossa vain jämptisti esitetyt tieteelliset tosiasiat ovat kelvollista viestisisältöä. En ole koskaan kuullut, että yksikään bisneskäyttäjä olisi pohtinut moisia pykäliä.

    Jouduin itsekin tarkistamaan Wikipediasta, mitä ihmettä top-postaus tarkoittaa.

     (0)
     (0)
  8. PA kirjoitti:

    Palaanpa asiaan vasta nyt, kun olen päässyt reissusta huonosti verkkoon.

    Valtaosa kaikista käytöstavoista pohjautuu syihin, jotka ovat olleet joskus järkeviä, mutta eivät nykyään ole todellisesti relevantteja. Saman kulttuurin piirissä elävät tapaavat katsoa kieroon niitä, jotka eivät tapoja osaa, oli tavoissa järkeä tai ei. Niitä eri kulttuureihin kuuluvia, jotka eivät arvosta toisia kulttuureita ja suorastaan ylpeilevät sillä, tavataan pitää juntteina.

    En nyt väitä, että sähköpostikulttuurin tunteminen maailmaa kaataisi, mutta luulisi, että myyntimiestä kiinnosttaisi ottaa asiakas huomioon kommunikaatiossaan.

    Ja tokihan Samikin totesi, että häntä ärsyttää tekstarikielenkäyttö. Samalla tavalla joitakuita ärsyttää top-postaus ja ylipitkät sigut. En sano, että he ovat oikeassa, mutta olemassa sentään.

    Mietin sitäkin, miksi tuntuu hölmöltä, jos viesti on lyhyempi kuin allekirjoitus. Varmaan siksi, että allekirjoitus on jotain, jota en ole pyytänyt. Sellainen tuntuu spämmäämiseltä. Verkkosivuilla ärsyttää kaikki turha krääsä, puhelinmyyjät ärsyttävät – kaikki tuputtaminen ärsyttää. Monet meistä haluavat, että asioita ei tuputeta, mutta tarvittaessa ne löytyvät vaivattomasti.

    Tämän toteuttaminen sitten kysyy kompromisseja.

     (0)
     (0)
  9. Pekka kirjoitti:

    Itsekin olen sitä mieltä, että allekirjoitus on harvoin liian pitkä. Siksi ihmettelenkin, miksi mainitsemiasi lakimiesuhkailuja ei voisi liittää allekirjoitukseen. Välillä ne voivat olla tarpeen.

     (0)
     (0)
  10. Heikki kirjoitti:

    Voisin väittää, että sähköpostikäyttäytymisen säännöt on tehty eri tilannetta varten, kuin se mitä yllä käsitellään. Sähköpostilistoilla ja vastaavilla on suotavaa pitää viesti mahdollisimman lyhyenä eli olla lainaamatta liikaa ja top-postaamatta. Syykin on yksinkertainen: lukijoita on paljon ja keskustelu tyypillisesti rönsyilee, joten sitä on tarpeeksi vaikea seurata ilman turhaa tavaraa välissä.

    Itse olen perinteitä noudattaen ollut lyhyiden allekirjoitusten kannalla, mutta kieltämättä toistuvasti olen business-kontaktien yhteystietoja kaivellut juuri niistä signatureista.

    Niin, ja se top-postaaminenhan on jo työn delegoitavuuden kannalta suotava käytäntö, vaikka asian joutuisikin lukemaan väärässä järjestyksessä.

     (0)
     (0)
  11. Jussi kirjoitti:

    1. Miksi neljä riviä yhteystietoja on kohteliasta, mutta esimerkiksi 8 riviä ei sitten ole?

    RFC 1855 Netiquette Guideline:

    If you include a signature keep it short. Rule of thumb is no longer than 4 lines. Remember that many people pay for connectivity by the minute, and the longer your message is, the more they pay.

    Kyse lienee siis suosituksesta, joka on pohjautunut siihen, että tavut maksavat. Nykyisin ei ehkä niin relevantti pointti (tosin mobiililaitteen käyttäjät ja gprs-hinnoittelu?).

    Parempi pointti lienee vastakysymys, että mikä sitten on sopiva signaturen pituus ja kuka sen määrittelee? Onko 20 riviä pitkä signature ok? Entä
    100 riviä?

    Homma eskaloituu varsin ikäväksi nykyisin kun atk-siviilit ovat ottaneet netin omakseen ja harrastavat keskenään niin ikävää top-postausta. Tällöin kun pirkko ja matti keskustelevat lyhyin virkkein toistensa kanssa, posti sisältää 95 prosenttia signaturea. Kun tähän keskusteluun otetaan yhtäkkiä tiina mukaan, saa tiina hetken aikaa nikotella ja yrittää saada jotain tolkkua mistä hommassa oli kyse.

    Kyse lienee noin muutoinkin ehkä enemmän viestinnän lainalaisuuksista. Missä viestimessä ollaan totuttu siihen, että viestin esittäjän tiedot vie viestistä 95% tilan? Kuvitelkaan esim. James Bond leffaa, joka sisältäisi jo kuuluisaksi tulleen n. 9.5 minuuttia kestävän alun, jossa esitellään kaikki leffaan osallistujien nimet. Esittelyn jälkeen leffa kestäisikin puoli minuuttia.

    Koska tämä tuntuu olevan ylivoimaisen vaikea asia, liitän tähän mallisuorituksen:

    Jari Parantainen
    tuotteistaja
    jari.parantainen(ät)noste.fi

    miksi ihmeessä sähköpostiosoitteeseen pitäisi laittaa spam-suojaus, eihän sähköpostia ole tarkoitettu laitettavaksi mihinkään julkiseen webbiin?
    Ja noin muuten, eikö se sähköpostiosoite ole nyt ilmiselvästi tiedossa sieltä from-kentästä? ja ennen kaikkea tästä puuttuu "-- " merkintä, jolla kerrotaan signaturen alkaminen. Ai mihin sitä tarvitaan, no siihen, että jotkut fiksut sähköpostiohjelmat osaavat poistaa automaattisesti ihmisten ylipitkät signaturet.

    Mikä vika seuraavassa olisi?

    --
    Jari Parantainen
    Tuotteistaja, Noste Oy
    p. 050 5229 529
    Tarkemmat yhteystiedot: http://www.pollitasta.fi/yhteystiedot.html

     (0)
     (0)
  12. Jari Parantainen kirjoitti:

    Jussi,

    Sähköpostiosoitteeseen kannattaa laittaa spam-suojaus esimerkissäni, koska se nimenomaan tulee tässä tapauksessa julkiselle web-sivulle blogissani. Muulloin sellainen ei tietenkään ole tarpeen.

    Luulen, että keskustelu "fiksuista sähköpostiohjelmista" kuulostaa tavallisen yrityskäyttäjän näkökulmasta vieraalta. Ei hänellä ole mitään vaihtoehtoja: Microsoft Outlook siinä koneella rouskuttaa yhdeksän kertaa kymmenestä, oli käyttäjä siitä mitä mieltä hyvänsä.

    Jos kaksi henkilöä käyttää sähköpostia chat-välineenään, heillä tuskin on syytä lisätä joka väliin allekirjoituksiaan. Ei kukaan niin käytännössä teekään.

    Tiivistät alussa mainosti alkuperäisen pointtini: monet uskonkappaleiksi jämähtäneet netikettipykälät ovat peräisin ajalta, jolloin bitit maksoivat ziljoona kertaa enemmän kuin nyt.

     (0)
     (0)
  13. Jussi kirjoitti:

    Jari,

    Kysyn uudestaan:

    a) Mikä sinun mielestäsi on sopiva raja signaturen pituudelle? 100 riviä, 500 riviä? Vai onko mielestäsi tällaista rajaa lainkaan?

    b) Miten koet viestinnän lakien suhtautuvan seikkaan, jossa itse viesti on pienempi kuin viestin tekijän tiedot?

    c) Mikä vika oli esittämässäni signaturessa, joka noudatti RFC:tä täysin?

    Jos kaksi henkilöä käyttää sähköpostia chat-välineenään, heillä tuskin on syytä lisätä joka väliin allekirjoituksiaan. Ei kukaan niin käytännössä teekään.

    Koska se sähköpostikeskustelu muuttuu chat-välineen käytöksi? Alkuperäisessä kirjoituksessa pyysit, että ihmiset laittaisivat pitkän signaturen, josta selviäisi mahdollisimman paljon sähköpostin lähettäjän yhteystietoja. Kuvitellaan skenaario, jossa tällainen kaveri lähettää sähköpostia yritykselle X tuotteesta Y. Yritys vastaa top-postaamalla ja lisäämällä oman 50 merkkiä pitkän signaturen perään.

    Onko tämä vielä chattia? Jos ei, muuttuuko se silloin, jos asiakkaalle tulee jatkokysymys ja siinä tulee vielä jatkovastaus? Entä siinä tapauksessa, kun yrityksen edustaja ei osaakaan vastata asiakkaan kysymykseen ja ottaa keskusteluun mukaan toisen yrityksen edustajan, jonka olettaa tietävän asiakkaan kysymykseen vastauksen paremmin.

    Etkö sinä näe tällaista keskustelua viestinnällisestä kuvakulmasta katsottaen ongelmallisena, jossa itse viestit lienevät muutaman rivin pitkiä ja keskustelijoiden signaturet täyttävät suurimman osan postista? Kuinka usein yrityksen edustajalle on tarve tietää asiakkaan koulutustaso, yrityksen faksinumero ja osoite, jos asiakas kysyy yksittäisen kysymyksen sähköpostitse ja haluaa vastauksen sähköpostitse?

    Luulen, että keskustelu “fiksuista sähköpostiohjelmista” kuulostaa tavallisen yrityskäyttäjän näkökulmasta vieraalta. Ei hänellä ole mitään vaihtoehtoja: Microsoft Outlook siinä koneella rouskuttaa yhdeksän kertaa kymmenestä, oli käyttäjä siitä mitä mieltä hyvänsä.

    Ensinnäkin tämä riippuu täysin yrityksestä. Sinä ilmeisesti työskentelet sellaisten yritysten ja organisaatioiden kanssa, jotka edustavat "Outlook-meininkiä". Minä taas työskentelen sellaisten yritysten kanssa, joissa työntekijä itse voi vaikuttaa siihen mitä sähköpostiohjelmaa käyttävät. Tämän lisäksi työskentelen suoraan loppukäyttäjien kanssa, joilla on täysin heterogeeniset ympäristöt ja sähköpostiohjelmat.

    Meillä yrityksen sisällä it-tuki antaa tuen ainoastaan thunderbirdille, mutta ei rajoita jos työntekijä haluaa vaihtaa johonkin muuhun sähköpostiohjelmaan. Itse olen vaihtanut, kuten monet muutkin kollegat. Täällä on töissä niin windowssia, linuxia että macia ja näillä käytetään jos jonkinmoisia sähköpostiohjelmia.

    Nyt kun sitten sinä lähetät minulle sähköpostia, ja minä käytän fiksua sähköpostiohjelmaa, minun fiksu sähköpostiohjelma ei osaa toimi oikein, koska sinä *oletat*, että *kaikki* yritykset edustavat *sinun* näkemystä yritysten Outlook-sähköpostikulttuurista.

    Kysehän tässä tapauksessa olisi aivan minimaalisesta asiasta, lisätä viiva-viiva-väli-enter yhdistelmä ennen signaturea, jolloin sähköpostiohjelma kykenee tunnistamaan signaturen ja sen mahdollisesti poistamaan. Mikä haitta tuon lisäämäisestä olisi, jos se helpottaisi niitä, jotka käyttävät fiksuja sähköpostiohjelmia ja ei haittaa niitä, jotka edustavat Outlook-meininkiä?

     (0)
     (0)
  14. Jari Parantainen kirjoitti:

    Jussi, pahoittelen, etten täysin ymmärtänyt kysymyksiäsi alun perin. Tässä nyt kuitenkin vastaukseni:

    a) Sopivaa pituutta voisi haarukoida suunnittelijoiden ja copywritereiden vanhalla hyvällä periaatteella: lopputulos on kunnossa, kun siitä ei voi enää ottaa mitään pois ilman, että oleellista informaatiota katoaa.

    Tässä tapauksessa oleellista lienee se tieto, jonka perusteella kiireinen tai laiska asiakas saa myyjän käsiinsä puhelimitse tai sähköpostitse ilman salapoliisityötä Googlen parissa tms.

    b) Viittaan edelliseen. Asiakas haluaa ostaa. Myyjä haluaa myydä. Yhteystiedot saattavat olla viestin tärkein osa.

    c) Ehdottamasi allekirjoitus on varmasti ihan hyvä. Se vain jättää käyttämättä ilmaisen mainostilan, jonka sissimarkkinoijat aina hyödyntävät. Ja kun sähköposti on sitten päätynyt paperille muistikirjan väliin (kuten yllättävän usein näyttää käyvän), lisätietolinkit eivät paljon lukijaa lämmitä.

     (0)
     (0)
  15. Mikko kirjoitti:

    Itse käyn varsin paljon samojen ihmisten kanssa sähköpostikirjeenvaihtoa. Harvemmin kuitenkaan soitellaan, mutta sitten kun pitäisi niin tehdä niin puhelinnumeroa tai osoitetta ym ei löydä mistään.

    Netistä tietenkin voi jonkun keskuksen numeron löytää, mutta allekirjoitus on jostain ihmeen syystä jätetty viesteistä pois parin ensimmäisen viestin jälkeen, ja korvattu pelkällä etunimellä tms.

    Siinäpä niitä yhteystietoja sitten saa etsiä postilaatikon syövereistä. Saatika jos on keskustelun kuluessa tullut osalliseksi kirjeenvaihtoon niin tiedä edes kenen kanssa keskustellaan.

    Hyvä käytäntö minusta voisi olla vaikkapa sellainen että aina uusiin sähköposteihin laittaisi koko allekirjoituksensa, mutta sitten kun viestiä aletaan pallotella ja vastauksia kertyy jonoksi asti, voisi näiden vastailujen alta vastatessaan poistaa "turhat" rivit ja allekirjoittaa vaikkapa nimellään.

    Näin joka viestistä löytyisi sitten kuitenkin yhteystiedot, eikä se pidempi allekirjoitus siellä viimeisenä varmaankaan hirveästi ketään haittaisi.

     (0)
     (0)
  16. Jari Parantainen kirjoitti:

    Mikko, olen täsmälleen samaa mieltä kanssasi. Kuvaat kommentissasi juuri niitä monille tuttuja, lähettäjän viestintäpuutteista seuraavia sulkeisia, joihin palaa tuntitolkulla aikaa aivan turhaan.

     (0)
     (0)
  17. Jussi kirjoitti:

    a) Sopivaa pituutta voisi haarukoida suunnittelijoiden ja copywritereiden vanhalla hyvällä periaatteella: lopputulos on kunnossa, kun siitä ei voi enää ottaa mitään pois ilman, että oleellista informaatiota katoaa.

    Eikös tämä ole täysin epämääräinen pseudomäärittely.

    Tässä tapauksessa oleellista lienee se tieto, jonka perusteella kiireinen tai laiska asiakas saa myyjän käsiinsä puhelimitse tai sähköpostitse ilman salapoliisityötä Googlen parissa tms.

    Nyt en ymmärrä.

    Eli nyt olet sitä mieltä, että signaturen kooksi riittää 0-1 riviä? Yllä sanot, että laiskalle asiakkaalle riittää joko puhelinnumero TAI sähköposti. Näin ollen signatureksi riittäisi rivi, joka sisältää puhelinnumeron? Sähköpostiosoitehan löytyy from-kentästä, joten välttämättä signaturea ei tarvittaisi lainkaan? Vai onko se salapoliisitietoa katsoa from-kentästä sähköpostiosoite?

    b) Viittaan edelliseen. Asiakas haluaa ostaa. Myyjä haluaa myydä. Yhteystiedot saattavat olla viestin tärkein osa.

    *Saattavat* olla. Siis eivät välttämättä ole. Jos nyt otetaan tapa, jossa jokaisessa sähköpostissa on jokaisen sähköpostin lähettäjän täydelliset yhteystiedot kengännumeroita myöden, etkö näe, että tämä saattaa häiritä jotain sähköpostiviestintää? Eikö tuo neljän rivin signature ole hyvä kompromissi tältä osin? Se siis tarjoaa tilan jolla voi yhteystiedot asettaa ja se ei haittaa kuitenkaan normaalia mainitsemaasi "chat-tyyppistä" sähköpostiviestintää?

    c) Ehdottamasi allekirjoitus on varmasti ihan hyvä. Se vain jättää käyttämättä ilmaisen mainostilan, jonka sissimarkkinoijat aina hyödyntävät.

    Siis mainostilan, jonka mitta määritellään miten? Ylläolevat määrityksesi olivat niin epämääräisiä, ettei niistä oikein saa otetta. Ensin sanot, että tämä tila on "sopiva, kun siitä ei voi enää ottaa mitään pois ilman, että oleellista informaatiota katoaa." Sitten sanot, että se riittää jos mukana on puhelinnumero tai sähköpostiosoite.

    Miten suhtautuisit signatureen, joka sisältäisi n. 2000 "riviä" pitkän html-mainoksen vilkkuvine teksteineen? Jos lähettäjä kokisi, että "lopputulos on kunnossa, kun siitä ei voi enää ottaa mitään pois ilman, että oleellista informaatiota katoaa." Määritelmäsi mukaan ilmeisesti kys. signature olisi kunnossa?

    Vai kuka sen määrittelee, koska se lopputulos on kunnossa?

    Toisekseen puhut mainostilasta, jonka fiksut ihmiset osaavat blokata pois, jos signature on tehty oikeaoppisesti. Onko syy siihen, että et harrasta signature-erotinta (viiva-viiva-väli-enter) juuri se, että vastaanottaja ei voi halutessaan päästä väkisin hänelle tungetusta mainoksesta eroon? Jos näin, etkö näe tätä eettisenä ongelmana? Nythän ihmisellä on oikeus olla saamatta kotiin mainoksia sähköisesti, puhelimitse ja paperitse. Paperimainoksia ei saa tunkea, jos postilaatikossa näin kielletään. Suoramarkkinoinnin voi kieltää tekemällä liittymään suoramarkkinointikielto. Mainoksia ei saa lähettää sähköpostitse ilman vastaanottajan lupaa. Etkö näe tässä eettistä ongelmaa että spam-lakia kierretään laittamalla viestin loppuun mainos, jota vastaanottaja ei voi halutessaan blokata pois?

    Ja kun sähköposti on sitten päätynyt paperille muistikirjan väliin (kuten yllättävän usein näyttää käyvän), lisätietolinkit eivät paljon lukijaa lämmitä.

    Lämmittääkö se, että siinä sähköpostissa on jo vanhentunut puhelinnumero? Puhelinnumerot ja yhteystiedothan tahtovat silloin tällöin muuttua ja jos tilanne on se, että signaturessa on url yhteystietoihin ei ongelmia tämän suhteen tule. Jälkikäteen on hieman vaikea mennä muuttelemaan jo lähetettyjen sähköpostien signatureja.

    Käsittääkseni myös lähes kaikissa matkapuhelimissa on webbiselain, johon rykäisemällä yksinkertaisen annetun url:n, voi sitten selvittää mistä tahansa ne yhteystiedot.

     (0)
     (0)
  18. Jussi kirjoitti:

    Saatika jos on keskustelun kuluessa tullut osalliseksi kirjeenvaihtoon niin tiedä edes kenen kanssa keskustellaan.

    Kertoo siitä, että teillä harrastetaan netiketin vastaista sähköpostikulttuuria, jos ollaan hämillä siitä kenen kanssa keskustellaan. Veikkaisin syylliseksi top-postausta.

    Suosittelen lukemaan:
    http://appro.mit.jyu.fi/doc/tyovaline/email/netiketti.html#lainaus
    http://fi.wikipedia.org/wiki/Top-postaus

    Hyvä käytäntö minusta voisi olla vaikkapa sellainen että aina uusiin sähköposteihin laittaisi koko allekirjoituksensa, mutta sitten kun viestiä aletaan pallotella ja vastauksia kertyy jonoksi asti, voisi näiden vastailujen alta vastatessaan poistaa “turhat” rivit ja allekirjoittaa vaikkapa nimellään.

    Jep, top-postaus aiheuttaa ongelmia. Mitään ongelmia ei olisi, jos noudatettaisiin inline-postausta, jossa lainataan alkuperäisestä viestistä vain olennainen ja vastataan lainatun osion alle. Signatureja ei lainata ikinä, ellei sitten nimenomaan haluta kommentoida sitä signaturea, esimerkiksi kertomalla lähettäjälle että hänen signaturensa on netiketin vastainen koska se sisältää yli neljä riviä tekstiä.

    Netikettiä, RFC 1855:

    If you are sending a reply to a message or a posting be sure you summarize the original at the top of the message, or include just enough text of the original to give a context. This will make sure readers understand when they start to read your response.

    When replying to a message, include enough original material to be understood but no more. It is extremely bad form to simply reply to a message by including all the previous message: edit out all the irrelevant material.

     (0)
     (0)
  19. Mikko kirjoitti:

    Olen itsekin puuhaillut netin parissa niistä ajoista lähtien kun www:tä ei ollut vielä keksittykään, ja internettiä lähestyttiin mm. gopher -nimisellä liittymällä. Minunkin mielestäni tämä inline -kommentointi on ainoa oikea tapa keskustella esim. uutisryhmissä. Mutta mielestäni kuitenkin kaikella on aikansa, ja paikkansa.

    Top-postauksessa ja "epäolennaisen" lainaamisessa on työhön liittyvässä sähköpostikirjeenvaihdossa minusta se hyvä puoli, että kaikki aiheeseen liittyvä, aiemmissa viesteissä palloteltu tieto löytyy siitä uusimmasta viestistä. Sitten kun joutuu mahdollisesti pidemmän ajan päästä palaamaan asiaan, näkee kerralla mistä tässä nyt oikein onkaan kyse, paremmin kuin jos olisi säästetty kallisarvoisia bittejä lainaamalla vain ehdottomasti olennaiset rivit. Ainakaan meidän hieno notes-järjestelmämme ei osaa näyttää aiempaa viestiketjua, tai sitten minä en osaa sitä käyttää.

    Samoin top-postaamalla olennainen eli se vastaus löytyy sieltä viestin alusta, etenkin kun suurin osa inline-kommentointia yrittävistä ei tunnu osaavan merkata omaa tekstiään siten että erottaisi selvästi mikä on alkuperäistä viestiä ja mikä kommenttia. Tämähän on tietenkin sen syytä että sähköpostiohjelmat tarjoavat oletuksena vastausmuodoksi tuon top-postin eivätkä merkitse aiempaan viestiin kuulunutta tekstiä automaattisesti väkäsillä niinkuin vanhaan hyvään aikaan.

    Niinpä pyrinkin usein tekemään siten että vastaan top-postauksena viitaten vastauksessani aiempaan viestiin tyyliin "Vastauksena mielipiteeseesi top-postauksen vääräoppisuudesta, olen sitä mieltä että..". Ja lainaan kaiken aiemman.

    Näinhän perinteinen liikekirjekin koostetaan, kokonaisista lauseista ja kappaleista, kirjepaperille präntätyin otsikko- ja osoitetietoineen ja mielestäni sähköposti näissä työympyröissä vertautuisikin nykyään lähemmäksi perinteistä kirjeenvaihtoa kuin 80 -lukuista tietoverkkojen uutisryhmäkeskustelua.

     (0)
     (0)
  20. Tommi Helenius kirjoitti:

    Mainoksia ei saa lähettää sähköpostitse ilman vastaanottajan lupaa. Etkö näe tässä eettistä ongelmaa että spam-lakia kierretään laittamalla viestin loppuun mainos, jota vastaanottaja ei voi halutessaan blokata pois?

    Sähköisen suoramarkkinoinnin tietosuojasta löytyy hyvää tietoa mm. tietosuojavaltuutetulta: http://www.tietosuoja.fi/38396.htm

    Kyllä, yksityishenkilöille markkinointi vaatii pääsääntöisesti ennakkosuostumuksen. Poikkeuksista sääntöön voi lukea em. sivulta löytyvän oppaan kohdasta: 3.2. Milloin ennakkosuostumusta ei kuitenkaan tarvita?

    Sitten voinemme tehdä sen oletuksen, että Jari pyrkii lähinnä markkinoimaan palvelujaan yrityksille. Työtehtävien perusteella lähetettyjä markkinaviestejä koskevaa tietoa löytyy saman oppaan kohdasta:
    3.3. Suoramarkkinoinnin kohdistaminen ns. työsähköpostiosoitteisiin

     (0)
     (0)
  21. Jussi kirjoitti:

    Top-postauksessa ja “epäolennaisen” lainaamisessa on työhön liittyvässä sähköpostikirjeenvaihdossa minusta se hyvä puoli, että kaikki aiheeseen liittyvä, aiemmissa viesteissä palloteltu tieto löytyy siitä uusimmasta viestistä.

    Moni näkee tämän huonona puolena, koska siitä sähköpostista ei saa mitään tolkkua. Minulle tulee usein posteja, jossa "pyydetään ottamaan kantaa" ja sen jälkeen alla on noin kaksikymmentä viestiä ketjussa, joiden purkaminen
    aloitetaan lopusta ja kun nämä kaikki on luettu, sitten aletaan arpomaan, että mihin otetaan kantaan.

    Sitten kun joutuu mahdollisesti pidemmän ajan päästä palaamaan asiaan, näkee kerralla mistä tässä nyt oikein onkaan kyse, paremmin kuin jos olisi säästetty kallisarvoisia bittejä lainaamalla vain ehdottomasti olennaiset rivit.

    Tässä tapauksessa ei ole kyllä kyse mistään bittien säästämisestä vaan siitä, että top-postaus rikkoo täysin viestinnän sääntöjä. Meillä länsimaissa kun ollaan totuttu lukemaan ylhäältä alas ja vasemmalta oikealle.

    Ainakaan meidän hieno notes-järjestelmämme ei osaa näyttää aiempaa viestiketjua, tai sitten minä en osaa sitä käyttää.

    Niin, ongelmahan on silloin se, että teidän valitsemanne järjestelmä ei ole niin "hieno" kuin mitä sen pitäisi olla. Eli tässä näemmä mennään tekniikka edelle Sampo-pankki meiningillä.

    Samoin top-postaamalla olennainen eli se vastaus löytyy sieltä viestin alusta

    Mikä hyöty siitä on, että se vastaus löytyy viestin alusta? Eikö se ole rasittavaa ensin scrollata lukemaan se alkuperäinen viesti ja sen jälkeen scrollata takaisin ylös katsomaan mitä siihen vastattu? Jos taas se vastaus on sellainen, että siinä onnistuneesti referoidaan jo alla oleva viesti, miksi sitä allaolevaa viestiä pitää ylipäätään pitää mukana?

    etenkin kun suurin osa inline-kommentointia yrittävistä ei tunnu osaavan merkata omaa tekstiään siten että erottaisi selvästi mikä on alkuperäistä viestiä ja mikä kommenttia.

    Perustelu on täysin epäonnistunut. Perustelet top-postausta sillä, että se on parempi kuin rikkinäinen inline-postaus. Jos joku ei osaa inline-postausta, siitä voi ystävällisesti ilmoittaa.

    Ihan oikeesti, miten tämä vaihtoehto A voi olla selkeämpi tai parempi kuin vaihtoehto B

    ** A. Top-postaus **

    Kyllä! Ohjelma jäi väliin. Tänään en kerkeä, sori!

    Jussi

    [ Ja tähän pitkä signature ]

    > Hitto se Jorma oli palaverissa tänään sieltä ja
    > syvältä. Et usko kuinka paljon otti asia aivoon.
    > Katsoitko muuten ne palaveripaperit
    > läpi jotka lupasit? Ei muuten, mutta alkaa
    > olemaan niiden kanssa kiire.
    >
    > Vaimo muuten on patistanut mua syömään vähemmän
    > ja toivoisi että liikkuisin
    > enemmän. Hitto joskus osaa sekin ärsyttää.
    > Eilenkin katsottiin yhdessä
    > yhtä tv-ohjelmaa, jossa puhuttiin terveistä
    > elintavoista, katselitko?
    > No joo, ei siinä kummmoisempaa, mutta ajattelin että
    > lähdetkö tänään lenkille?
    >
    > [ Ja tähän pitkä signature ]

    ** B. Inline-postaus **

    > Katsoitko ne palaveripaperit läpi?

    Kyllä.

    > Eilenkin katsottiin yhdessä
    > yhtä tv-ohjelmaa, jossa puhuttiin terveistä
    > elintavoista, katselitko?

    Jäi väliin.

    > Lähdetkö tänään lenkille?

    Tänään en kerkeä, sori!

    Jussi

    Tämähän on tietenkin sen syytä että sähköpostiohjelmat tarjoavat oletuksena vastausmuodoksi tuon top-postin eivätkä merkitse aiempaan viestiin kuulunutta tekstiä automaattisesti väkäsillä niinkuin vanhaan hyvään aikaan.

    Riippuu siitä mitä sähköpostiohjelmaa käyttää. Se taas tuntuu omituiselta, että tällaisessa asiassa mennään täysin tekniikan ehdoilla. Kun kerran se sähköpostiohjelma tekee oletusarvoisesti näin, niin sen takia meidän viestintä ei pelaa. Ei kuulosta järkevältä.

    Niinpä pyrinkin usein tekemään siten että vastaan top-postauksena viitaten vastauksessani aiempaan viestiin tyyliin “Vastauksena mielipiteeseesi top-postauksen vääräoppisuudesta, olen sitä mieltä että..”. Ja lainaan kaiken aiemman.

    Mihin ihmeeseen sitä alkuperäistä kirjoitusta tällöin tarvitaan, jos osaat referoida sen hienosti ja fiksusti siihen alkuun? Ja eikö tämä ole noin muutoin äärimmäisen työlästä referoida jo kirjoitettu viesti jotta konteksti käy selväksi? Eikö paljon helpompi tie olisi se, että lainataan siitä alkuperäisesti viestistä olennainen osa ja vastataan sinne alle?

    Korpelan kommentti tähän väliin:

    Top-postings became popular when the mass started using Internet and particularly mail. Ordinary, clueless people quote all the article, or quotes the article below their own posting/mail because it requires less time, because they haven't thought much of the purpose of quoting, and because their software are optimized for such use. As the growth of "ordinary" users using Internet has been far greater than the speed of public "education", top-postings has, unfortunately, become a de-facto standard in emails, mailing lists, as well as quite some non-technical newsgroups.

    Näinhän perinteinen liikekirjekin koostetaan, kokonaisista lauseista ja kappaleista, kirjepaperille präntätyin otsikko- ja osoitetietoineen

    Jos tätä vertausta käytetään, niin miksi ihmeessä siihen sähköpostiin liitetään se vanha posti mukaan? Eihän liikekirjeissäkään pistetä mukaan aina sitä edeltävää jo saatua postia mukaan. Kuvittele tilanne, jossa minä teen asiakkaana reklamaation yritykseen A kirjeenä. Yritys A vastaa ja liittää minun lähettämän reklamaation vastauksen ohessa. Minä vastaan yrityksen vastaukseen uudestaan ja liitän alkuperäisen reklamaationi ja yrityksen vastauksen mukaan.

    Eihän moisessa ole mitään järkeä. Liikekirjeissä kirjoitetaan sillä tavalla että konteksti käy selväksi ja jätetään se alkuperäinen viesti arkistoon.

    Sähköposti on luonteeltaan erilainen kuin kirjeet. Se on nopeampi, vaivattomampi ja usein epävirallisempi. Sähköpostia käytetään niin yritysten välisessä kommunikaatiossa kuin perheiden jäsenien välisessä kommunikaatiossa. Yleensä ihmisten väliseen viestintään on olemassa suosituksia, mm. koulussa opetetaan puhelinkäyttäytymistä. Samaan tapaan sähköpostin käyttöön on olemassa suosituksia ja tällä hetkellä perustelut ja suositukset puoltavat inline-postausta. Suurin osa sähköpostin kirjoittajista ei ole edes tietoinen muista tavoista kuin top-postaamisesta, näin ollen tässä pitäisi alkaa tekemään valitustyötä jo ala-asteelta lähtien. Ongelmana vaan ovat tietämättömät opettajat, joita pitäisi ensin valistaa.

     (0)
     (0)
  22. Mikko kirjoitti:

    Kommentoin nyt vielä Jussi erinomaista viestiäsi koska se on suora vastaus esittämääni mielipiteeseen. Perustelusi ovat hyviä ja monessa asiassa olet minunkin mielestäni oikeassa.

    Viitatessani käyttämäämme Notes-järjestelmään, en tarkoittanut sitä että kaikkien pitäisi kärsiä juuri meidän käyttämämme järjestelmän puutteiden johdosta - vaan sitä että nämä järjestelmät (Notes, Outlook) ja niiden toiminnot jotka tukevat mm. top-postauksen käyttöä, ovat tällä hetkellä yleisesti käytössä - ainakin lähes kaikilla, ellei kaikilla, meidänkin yrityksemme asiakkaista ja yhteistyökumppaineista. Näin ollen katson viisaaksi huomioida vastaanottajalla todennäköisimmin käytössä olevat välineet ja niiden rajoitukset viestin muotoilussa.

    Tällä hetkellä top-postaus tuntuu olevan vallitseva käytäntö ja mielestäni toimii tässä ympäristössä tällä hetkellä varsin hyvin, joten aion käyttää kyseistä tapaa jatkossakin - ja toivoisin etteivät ihmiset poistaisi allekirjoituksistaan olennaisia tietoja tai jättäisi olennaista tekstiä pois viesteistään koska pelkäävät rikkovansa netikettiä.

     (0)
     (0)
  23. Sami Hurme kirjoitti:

    On Teillä murheet ja/tai liikaa aikaa...

     (0)
     (0)
  24. Ismo Ruotsalainen kirjoitti:

    Minun allekirjoitus on yksinkertainen:

    Ystävällisin terveisin,
    Ismo Ruotsalainen
    Eleganttia verkkokauppaa — www.mycashflow.fi

    Sähköposti tosiaan löytyy From-kentästä ja puhelinnumero on jätetty tarkoituksella pois, koska mahdollisuuteni vastata puhelimeen ovat aika heikot. (Teen ohjelmointia suurimman osan päivästä ja puhelin keskeyttää tuottavaa työtä ihan liikaa muutenkin. Toisin sanoen siitä olisi enemmän haittaa kuin hyötyä.)

     (0)
     (0)
  25. Marko Pyhäjärvi kirjoitti:

    Tämähän on hyvä keskustelu! Täytynee viilata omia allekirjoituksia.

    Mitä sanotte tästä jota olen jonkin aikaa käyttänyt?

    --
    Marko Pyhäjärvi
    Oh boy, these gizmos are so cool..
    http://Wautsi.com

     (0)
     (0)
  26. Sven kirjoitti:

    Suuri postitse, kiitos

     (0)
     (0)
  27. Miia kirjoitti:

    Sähköpostiviestin allekirjoitus on yllättävän tärkeä. Mitä työn puolesta viestittelyyn tulee, niin en kyllä itse ainakaan osaa luottaa ihmiseen, joka lähestyy minua sähköpostilla, josta puuttuvat kunnolliset yhteystiedot.
    Yhteystietojen pelkkä näkyvillä olo kohentaa luotettavuutta huomattavasti.

     (0)
     (0)
    • Jari Parantainen kirjoitti:

      Tässä asiassa maailma ei näytä muuttuvan. Olen taas tälläkin viikolla kahteen otteeseen selvitellyt vastapuolen puhelinnumeroa erikseen. Se kun ei millään tunnu mahtuvan sähköpostiin mukaan.

       (0)
       (0)

Osallistu keskusteluun!